관리자들이 자신이 맡은 업무의 내용(content of what they do)과 시간(timing)을 적절히 통제하지 못한다는 지적이 많다.
업무 위임과 자율의 중요성을 강조하면서, 부하 직원들의 일까지 주섬주섬 떠 맡는 경우도 적지 않다.
이른바 온갖 원숭이(monkey)들이 관리자 어깨 위에 올라 타는데도 인식하지 못한다.
"원숭이는 언제 내 어깨에 올랐나?"
복도에서 부하 직원을 마주쳤는데, 업무에 어려움이 생겼다며 조언을 청한다. 이런 문제들에는 통상 두 가지 특징이 있다. 첫째, 상사가 해당 업무에 관여할 수 있을 만큼 잘 알고 있다. 둘째, 그러나 상사가 현장에서 바로 의사결정해줄 만큼 충분히 알고 있지는 못하다.
이 상황에서 상사의 반응은 이렇게 끝나기 쉽다. "이런 문제를 먼저 상의해줘서 고맙네. 그런데, 내가 다른 일을 먼저 처리해야 할 게 있어서, 내가 좀 생각해보고 나중에 알려주도록 하지." 그리고 자리를 뜬다.
일상적으로 벌어지는 상사와 직원의 대화처럼 보이지만 중요한 변화가 생겼다. 대화를 시작하기 전까지 부하 직원 어깨에 있던 "원숭이(monkey)"가 어느새 상사의 어깨로 자리를 옮긴다. 상사는 부하 직원에게 후속 일(the next move)을 약속했으며, 동시에 업무에 대한 책임까지 넘겨 받았다.
부하 직원은 다음날 아침에 상사의 기억을 돕기 위해, 사무실에 들려서 경쾌한 목소리로 묻는다. "어떻게 생각은 해보셨습니까?" 아이러니하지만 이는 통상 업무를 감독(supervision)하는 상사가 부하 직원에게 쓰는 제스처이다.
"왜 이런 일이 발생할까?"
업무를 수행하는 주도권의 5가지 단계
1. 지시가 있을 때까지 기다린다. (낮은 차원)
2. 무엇을 해야 하는지 묻는다.
3. 제안하고, 그에 따라 행동한다
4. 행동하되, 즉시 보고한다.
5. 스스로 행동한 후 정기적으로 보고한다. (높은 차원)
상사는 부하 직원들이 1번과 2번처럼, 낮은 차원에서 행동하지 않게끔 해야 한다. 3번 이상으로, 업무를 주도적으로 처리하도록 독려해야 한다.